Wie man als Freelancer Aufträge richtig ablehnt.

Als Freelancer sehen Sie sich in der Verpflichtung, jeden Auftrag anzunehmen und jeden Kunden zufriedenzustellen. Doch nicht immer können Sie das gesamte Kontingent an Aufträgen bewältigen, und es wäre möglich, dass die Qualität durch eine zu hohe Quantität leidet. Bei guter Auftragslage ist es durchaus legitim, dass Sie den einen oder anderen Auftrag ablehnen und nur so viel Arbeit annehmen, wie Sie termingerecht realisieren können. Laut Statistik und aus persönlicher Erfahrung arbeiten Sie als Freelancer mindestens so viel wie ein Manager, oftmals aber noch mehr. Die Karriere auf eigene Rechnung ist mit einer 40-Stunden-Woche kaum realisierbar. Oftmals sind es 50 und mehr Stunden, die Sie pro Woche arbeiten. Auch freie Wochenenden sind als Freelancer nicht gewährleistet. Muss ein Auftrag fertig werden, sitzen Sie Sonnabend und Sonntag ebenfalls am Beruf und stellen Ihr Privatleben hinten an.

Hier erfahren Sie, wie Sie sich vor einer Überlastung schützen und auch als Freelancer Aufträge absagen können, wenn es zeitlich nicht realisierbar ist. Sie erhalten wertvolle Tipps, wie Sie ohne Folgekette absagen und keinen Kunden vergraulen. Schließlich sind die Kunden Ihr Kapital, und Sie leben von den Aufträgen, die Sie als externer Dienstleister erhalten und im Kundenauftrag ausführen. Doch auch Ihr Tag hat nur 24 Stunden und Ihre Woche nur 7 Tage. Halten Sie sich diese Rechnung vor Augen, wenn Sie das nächste Mal in einer Situation sind, wo Sie absagen und einen Kunden vertrösten müssen.

Professionell absagen – Tipps für Freelancer bei zu hohem Auftragsvolumen

Sie freuen sich über jeden Auftrag und nehmen dankend an? Dann gehören Sie zu den Freelancern, die ihre freiberufliche Tätigkeit ernst nehmen und neue Kunden gewinnen möchten. Doch auch Ihre Zeit ist begrenzt, und es kann zu Stoßzeiten kommen, wo sich die Aufträge häufen und ein weiterer Kunde um Ihre Unterstützung bittet. Der Moment ist gekommen, wo Sie Nein sagen und dabei einige wichtige Aspekte beachten müssen. Professionell absagen setzt voraus, dass Sie rechtzeitig absagen und das persönliche Gespräch mit Ihrem Kunden suchen. Professionalität heißt aber auch, dass Sie zum Beispiel erfragen, ob der Auftrag aufgeschoben und später erledigt werden kann. Begründen Sie die Absage und seien Sie ehrlich dabei. Jeder Auftraggeber wird es verstehen und schätzen, wenn Sie ihn offen ansprechen und den Auftrag nicht annehmen, um ihn kurz vor der Abgabefrist zurückzugeben.

Diese drei Tipps ermöglichen Ihnen eine kompetente Absage:

  1. Sagen Sie rechtzeitig und persönlich ab. Bereiten Sie Ihren Kunden beispielsweise darauf vor, dass Sie in absehbarer Zeit keinen neuen Auftrag annehmen können und aktuell ausgelastet sind. Hinweis: Nennen Sie einen Termin, ab dem Sie wieder für Ihren Kunden tätig werden können. Haben Sie den Auftrag bereits liegen und merken, dass Sie ihn im vereinbarten Zeitraum nicht schaffen? Warten Sie nicht mit der Kontaktaufnahme, sondern reagieren Sie sofort und suchen das persönliche Gespräch mit Ihrem Kunden. Sie müssen nicht gleich vollständig absagen, sondern können auch um eine Verlängerung der Auftragsfrist bitten. Wenn diese Änderung nicht möglich ist, bleibt nur die Absage, und Sie geben den Auftrag rechtzeitig zurück.
  2. Nennen Sie Gründe, ohne dabei in die Position der Rechtfertigung zu verfallen. Wenn Sie sich rechtfertigen und entschuldigen, könnte dies als Ausrede gewertet und Ihnen negativ angelastet werden. Ihre Authentizität und der plausible Grund – ein großes Kontingent an noch zu erledigenden Aufträgen – sind die beste Basis, um vom abgelehnten Kunden auch zukünftig Aufträge zu erhalten. Bedenken Sie, wenn Sie bereits angenommene Aufträge ablehnen, dass Sie nicht den Auftrag mit der am nächsten vor Ihnen liegenden Auftragsfrist wählen. Prüfen Sie, welchen Auftrag Sie zuletzt angenommen haben. Denn dieser sollte abgelehnt werden, während Sie die anderen Aufträge mit früherer Annahme erledigen.
  3. Wägen Sie ab, wem Sie absagen. Haben Sie sich bereits einen Kundenstamm aufgebaut, sollten Sie Ihr Vertrauen in Stammkunden setzen. Wenn Sie einem Neuen Kunden zum Beispiel beim ersten Auftrag absagen, wird er sich zukünftig einen anderen Freelancer suchen und nicht mehr bei Ihnen vorsprechen. Ein Bestandskunde hat eher Verständnis, zumal er mit Ihrer Arbeit zufrieden und deshalb zum Stammkunden geworden ist. Sagen Sie hingegen einem neuen Kunden ab, bleibt nicht nur dieser aus. Denn die Absage spricht sich herum, und es tritt genau der Fall ein, vor dem Sie Angst hatten und sich eigentlich durch die Vermeidung einer Absage schützen wollten.

Absagen: Wie verhält man sich richtig?

Ihr Auftraggeber hat sich auf Sie verlassen und Sie bewusst gewählt. Wenn Sie als Freelancer einen Auftrag absagen, sind Sie nicht umsonst vom schlechten Gewissen geplagt und oftmals in einer längeren Überlegungsphase. Je eher Sie die Absage formulieren, umso verständnisvoller wird Ihr Kunde reagieren. Schließlich geben Sie Ihm die Zeit, sich nach einem anderen Freelancer umzusehen und seinen Termin für den Auftrag einhalten zu können. Von schriftlichen oder über soziale Netzwerke und Chats sowie SMS vorgenommenen Absagen sollten Sie generell absehen. Auch wenn die Situation für Sie unangenehm ist: Rufen Sie Ihren Kunden an und vereinbaren bestenfalls einen Termin zum persönlichen Gespräch. Treten Sie selbstbewusst auf und zeigen Sie Offenheit. Erklären Sie die Absage und erwähnen, dass Sie sämtliche Möglichkeiten kalkuliert und Ihre Zeit errechnet haben. Beim besten Willen schaffen Sie es nicht pünktlich und machen aus diesem Grund von der Absage Gebrauch. Ihr Stammkunde weiß, dass Sie zuverlässig sind, und wird Sie als Freelancer nicht von seiner Agenda streichen. Tipp: Sagen Sie ein und demselben Kunden aber nie ein zweites Mal ab, denn das könnte Ihre Auftragslage als Freelancer maßgeblich beeinflussen. Unzuverlässigkeit spricht sich herum und ist keine Basis, wenn ein Auftraggeber einen Freelancer sucht und Ihnen ein Angebot unterbreitet.

Fazit: Absagen müssen Ihren Ruf nicht schädigen!

Eine Absage ist keine Schande, sondern eine Notwendigkeit. Können Sie einen Auftrag nicht pünktlich fertigstellen, ist die Absage die bessere Lösung als eine Arbeit, die von Ihrer gewohnten Qualität abweicht und zur Revision führt. Wichtig ist vor allem, wie Sie absagen, und dass Sie dem Gespräch Aufmerksamkeit widmen. Ihr persönlicher Auftritt wird geschätzt und ist ein Zeichen für Ihre Seriosität und Ehrlichkeit. Hingegen wirken sich schriftliche und zu spät vorgenommene Absagen immer negativ auf Ihr Portfolio aus. Wenn Sie absagen müssen: Suchen Sie bei Ihren Stammkunden Verständnis und erledigen den Neukundenauftrag wie vereinbart.