8 Tipps um die kurze Arbeitswoche optimal zu nutzen

Die Arbeitswoche zwischen Weihnachten und Neujahr ist verkürzt. Es ist ruhig im Geschäft. Viele Partner, Kollegen oder Zulieferer sind verreist oder schwer erreichbar. Diese Ruhe schlägt sich schnell auch auf Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und auf Sie selbst durch, insbesondere wenn eine Reise bevorsteht. Denn der Urlaub beginnt im Kopf meist schon zwei Tage vor dem letzten Arbeitstag.Wer sich auf einen Trip ins Warme oder in den Schnee, auf eine schöne Städtereise oder den Besuch bei Verwandten freut, der hat viel vorzubereiten: Last-Minute-Angebote checken und buchen, schnell noch Geschenke oder Mitbringsel finden und Angebote dafür vergleichen, und was ziehe ich überhaupt an? Zeigt die Webcam denn genügend Schnee? Nehme ich den bewährten Pelzparka oder doch lieber den schicken Kaschmirpullover mit der Windjacke? All das steckt derzeit in den Köpfen und lenkt davon ab, dass ja eigentlich noch Arbeitszeit ist.

Wie können Sie sich selbst und Ihr Team konzentriert und produktionsfähig zwischen den Jahren halten? Setzen Sie unsere acht Tipps um und geben Sie diese als klare Vorgaben Ihren Mitarbeitern weiter.

8 Tipps für die Zeit zwischen den Feiertagen

  1. Ab- und Vorarbeiten. Erstellen Sie To-do-Listen für anstehende und bereits aktive Projekte. Was muss noch bis zum 31. Dezember abgearbeitet werden und was lässt sich schon für das neue Jahr vorbereiten? Extratipp: Stille To-do-Liste. Erstellen Sie eine To-do-Liste mit Arbeiten, die Sie alleine abarbeiten können, ohne Kommunikation mit Kollegen, Partnern oder Zuarbeitern, die eventuell im Weihnachtsurlaub sind. Diese „stille Checkliste“ ist auch hervorragend für das Home-Office zwischen den Feiertagen geeignet.

  2. Weiterbildung. Sie wollten sich schon lange mit den vielen noch unbekannten Funktionen ihrer Tools beschäftigen, fanden aber nie die notwendige Zeit? Jetzt ist sie da! Schauen Sie sich auch um, welche neuen Tools vielleicht nützlich sein könnten. Absolvieren Sie in Ruhe eine Fortbildung oder ein Seminar. Ach, die klassischen Anbieter haben zwischen den Jahren auch meist geschlossen? Suchen Sie nach Webinaren und anderen Online-Fortbildungen. Auf Youtube werden sie jederzeit mit Trails fündig. Erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter Listen mit Funktionen oder Tools, mit denen diese sich vertraut machen sollen.

  3. Optimierung. Nicht nur Tools, alle Bereiche Ihres Geschäftes können Sie jetzt, bei reduziertem Tagesgeschäft, optimieren oder auf Optimierungsbedarf hin untersuchen. Sind Sie noch zufrieden mit ihrer Website? Ist die schon auf mobile Zugriffe unterschiedlichster Endgeräte hin optimiert? Wann haben Sie das letzte Mal in aller Ruhe Ihre Workflows analysiert? Passen Geräte, Räumlichkeiten und Fuhrpark noch optimal zu den Anforderungen? Und was macht eigentlich die Konkurrenz? Manches können Sie vielleicht gleich optimieren, für alles andere erstellen Sie eine Liste mit Verbesserungen und setzen diese dann gleich im neuen Jahr um.

  4. Upgrades. Faxgerät oder Kopierer haben das Jahr über immer mal boykottiert? Man ärgert sich darüber, hat aber gerade keine Zeit, um über Reparatur oder Neuanschaffung nachzudenken. Jetzt haben Sie diese Zeit. Upgraden Sie zudem alle Programme und notwendigen Softwares. Angefangen von den Programmen auf Ihrem Notebook bis hin zum bereits angesprochenen Faxgerät.

  5. E-Mail-Posteingang. Hunderte oder Tausende E-Mails in der Inbox sind eine der größten digitalen Horrorvorstellungen. Jetzt ist die optimale Zeit, um den Posteingang zu reinigen. Fordern Sie die Mitarbeiter auf, das ebenfalls zu machen. Vielleicht veranstalten Sie einen Wettbewerb, wer mit den wenigsten Mails in der Inbox in das neue Jahr startet? Bei Programmen wie Front Mail ist die Inbox sehr übersichtlich dargestellt und einfach zu analysieren.

  6. Arbeitsbereich. Geschafft, die Mailbox ist sauber? Super, dann nutzen Sie die Reinigungsstimmung, um Ihren Arbeitsplatz genauso sauber und ordentlich zu machen. Räumen Sie alles an seinen richtigen Platz, was noch keinen festen Platz hat, bekommt einen oder fliegt raus. Ordnung spart viel Zeit, weil Sie weniger suchen. Und Ihr Arbeitsplatz ist nicht nur Schreibtisch und Büro, der Rechner muss genauso aufgeräumt und entrümpelt werden. Machen Sie Ihr Jahres-Backup und löschen Sie danach alles, was nichts mit den aktuellen Projekten zu tun hat – so schaffen Sie Raum für Neues im Jahr 2017. Wie bei der Mailbox sollten Sie auch beim Arbeitsplatz und dem Rechner Ihre Mitarbeiter motivieren, es Ihnen gleichzutun.

  7. Mail-Kommunikation. Höhepunkt der Aufräum- und Optimierungsaktion zwischen den Jahren: Nehmen Sie sich Ihre Kommunikation vor, lesen Sie gesendete E-Mails und versetzen Sie sich dabei in die Perspektive des Lesers. Schreiben Sie im gewünschten Ton? Zu knapp oder zu ausführlich? Ist Ihr Schreibstil mehrdeutig oder unklar? Eine Analyse Ihrer Kommunikation – eventuell unterstützt durch einen Kollegen oder Experten – kann Ihnen helfen, im neuen Jahr besser zu kommunizieren und dadurch Ihre Ziele effizienter zu erreichen.

  8. Kontaktpflege. Im Alltag geht es leicht unter oder ist ausschließlich projekt- und zielorientiert. Jetzt ist eine gute Zeit, sich „einfach mal so“ bei Kollegen und Partnern zu melden. Verwenden Sie dazu das Telefon, nicht Mail oder Kommunikationsdienste. Denn die Feiertage und die Zeit zwischen den Jahren verlangen und erlauben eher die persönliche Note. So zeigen Sie anderen, dass Sie sie als Menschen schätzen und nicht nur als Geschäftsfaktor. Zudem begünstigt und erlaubt das Zeitmanagement in dieser Zeit ein längeres Gespräch, ein gemeinsames Mittagessen oder ein Treffen nach Feierabend.

Fazit

Nutzen Sie diese unverplante und unstressige, produktive Zeit, von der Sie sich das ganze Jahr über mehr wünschen, um all die aufgeschobenen und liegengebliebenen Dinge zu erledigen, zu denen Sie in den vorigen 51 Wochen nicht gekommen sind. Jahresende bedeutet zugleich auch Anfang eines neuen Jahres. Wenn alles aufgeräumt und optimiert ist, haben Sie auch Zeit, um zu reflektieren: Was lief 2016 gut, was sollte 2017 besser werden? Wie können Sie es verbessern? Haben Sie unsere acht Tipps befolgt, so ist alles aufgearbeitet. Sie haben Raum geschaffen für Neues. Also füllen Sie diesen offenen Raum mit neuen Ideen und Strategien – für ein erfolgreiches 2017.