4 Tools um spielend produktiver zu arbeiten

Mit einfacherer Kommunikation und schlanken Geschäftsprozessen können Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, klare Prioritäten setzen, Strukturen optimieren und geschäftlich erfolgreicher werden.

Egal wie schlank Agenturen für Zeitarbeit, Logistik, Interim Manager, kleine Pflegedienste, junge Design- und Werbeagenturen oder Modelagenturen aufgestellt sind: Ohne Administration kommt kein Geschäft aus. Das gilt auch für Freiberufler und Selbstständige, für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), für freiberufliche Grafiker, Designer und Honorarärzte oder für IT-Freelancer. Auch sie haben meist aufwendige Kommunikation mit Kunden und Projektpartnern, Geschäftsprozesse von Akquise über Netzwerkpflege bis hin zur Angebotserstellung und Abrechnung. Arbeitet man für drei, vier oder fünf Kunden oder Projekte und mal von zu Hause, mal beim Kunden, mal unterwegs, so steigt der Aufwand schnell deutlich. Dann kommen die ebenso geliebten wie gehassten To-Do-Listen ins Spiel – und trotzdem wird so manches vergessen.

Schlaue Grafiker, Designer, Interim Manager, Honorarärzte und ITler greifen zu Online-Tools, mit denen sie ihre Produktivität spielend einfach und schnell verbessern können. Auch KMU wie Design-, Werbe- und Modelagenturen, Pflegedienste oder Design- und Werbeagenturen profitieren von diesen vier nützlichen Helfern.

  • Mit Trello Projekte besser managen: Die web-basierte Projektmanagement-Software Trello ist auch in Deutsch verfügbar. Zentraler Punkt sind Boards, denen Mitglieder zugewiesen werden. Diese können dann auf den Boards Listen erstellen, bearbeiten und verwalten und Termine oder Anhänge hinzufügen. So können die Mitglieder eines Projektes – die können auch extern sein, etwa Kunden – dieses effizienter managen. Und weil die Webseite für Mobilgeräte optimiert ist und Apps existieren, kann das System gut von überall benutzt werden. Trello ist kostenlos in der Basisversion, erst für Sonder-Funktionen muss bezahlt werden.
  • Schlankere Kommunikation mit Flowdock: Schon oft ist E-Mail totgesagt worden, und dennoch nutzt es jeder. Und skypt und chattet, was das Zeug hält. Flowdock ist angetreten, um verschiedene Kommunikationskanäle zu bündeln. Das Tool kommt aus der Technik-Ecke, ist aber auch für andere Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen nützlich. Es ersetzt Chat-Dienste und integriert E-Mail-Postfächer, Diskussions- sowie Projektmanagement-Tools wie Trello. Auch Software für die Versionskontrolle oder das Monitoring bestimmter Aufgaben lässt sich integrieren. Flowdock kann 30 Tage kostenfrei getestet werden und kostet danach in drei Stufen 19 bis 159 US-Dollar im Monat, abhängig von der Team-Größe.
  • Mit Pipedrive leichter verkaufen: Das CRM-Programm widmet sich den langfristigen Kundenbeziehungen und deren Pflege. Man hat alle Kundendaten an einem Ort gesammelt für schnellen und strukturierten Überblick. Das erleichtert die Konzentration auf die Kerngeschäfte. Das Tool ist unterteilt in Pipeline, laufende Angebote und eine dritte Schiene für Neukunden und Akquise. Wie bei Trello können Kärtchen verschoben werden, etwa vom Ideen-Kanal in den für Angebote und dann in die Pipeline. Zeitleiste, Übersicht über Aktivitäten und natürlich Kontaktdatenverwaltung sind integriert, außerdem umfangreiche Auswertungen. Enthalten ist auch der Versand von Nachrichten und Rechnungen.
  • FLEX Payment Rechnungseditor für Rechnungen mit wenigen Klicks: Erstaunlich viele Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen erledigen die Rechnungsstellung noch immer per Word-Vorlage. Das nervt und ist eine ständige Fehlerquelle. Schnell, einfach und mit wenigen Klicks lassen sich Rechnungen mit dem Flex Payment Rechnungseditor erstellen, versenden und archivieren. Über die Online-Plattform sind sie jederzeit und überall verfügbar. Und das Beste: Binnen 15 Minuten kommt die Rechnungssumme zur Auszahlung, denn Flex Payment übernimmt auch den Rechnungseinzug und damit die Wartezeit und kümmert sich nötigenfalls sogar um das Mahnwesen. Das alles für eine kleine, steuerlich absetzbare Gebühr ohne Mindestvertragsdauer oder -umsatz.

Fazit

Kümmern Sie sich endlich wieder um Ihr Geschäft statt um aufwendige Prozesse. Die aufgeführten Tools bieten sehr gute, schnelle und einfache Lösung für die Verwaltung der Geschäftsprozesse bei Freiberuflern , Selbstständigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen. Benutzen Sie diese Werkzeuge, um ihre Prozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und den gewonnenen Freiraum in Kunden, Projekte und ihr Kerngeschäft zu investieren.